Gli enti del terzo settore devono tenere il registro degli aderenti che prestano attività di volontariato, al fine di adempiere agli obblighi assicurativi.
Il registro, prima di essere utilizzato, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio da un notaio, o da un segretario comunale, o da altro pubblico ufficiale abilitato a tali adempimenti. L’autorità che provvede alla bollatura deve altresì dichiarare, nell’ultima pagina del registro, il numero di fogli che lo compongono.
Il registro dei volontari è un documento nel quale sono riportate le informazioni di tutte le persone che prestano attività di volontariato in modo abituale e non occasionale presso un Ets.
L’articolo 17 del decreto legislativo 117/2017 (Codice del terzo settore) al comma 1 prevede infatti che “gli enti del terzo settore (Ets) possono avvalersi di volontari nello svolgimento delle proprie attività e sono tenuti a iscrivere in un apposito registro i volontari che svolgono la loro attività in modo non occasionale”.
Gli Ets hanno anche l’obbligo di assicurare tutti i volontari di cui si avvalgono (articolo 18 Codice del terzo settore).
La vidimazione del registro è volta a garantire la veridicità del documento e a prevenirne una alterazione dei contenuti (ad esempio sopprimendo o inserendo delle pagine).
Ai sensi del decreto ministeriale 6 ottobre 2021, gli ets che si avvalgono anche di volontari occasionali possono istituire un’apposita sezione separata del registro, ove iscriverli (art. 3, comma 1). In tale sezione devono essere indicati gli stessi dati riportati per i volontari non occasionali (art. 3, comma 4) che vanno conservati e messi a disposizione dell’impresa assicuratrice secondo le modalità concordate con la stessa (art. 3, comma 6). Questa sezione del registro non necessita di vidimazione.
Note: attualmente il Codice del terzo settore non impone particolari formalità, come la vidimazione, per la tenuta degli altri registri e libri sociali (es. libro dei verbali).
Per gli Ets la vidimazione del registro è esente dall’imposta di bollo ai sensi dell’articolo 82, comma 5 del decreto legislativo 117/2017.
Inoltre, la nota di chiarimento del Ministero del lavoro e delle politiche sociali n. 12675 del 14 settembre 2022, ha confermato che la vidimazione può essere effettuata anche dal/dalla segretario/a comunale in qualità di pubblico ufficiale, non espressamente citato nell’attuale formulazione del decreto ministeriale 6 ottobre 2021.